캘린더 및 이메일 연동

◼ 기능 제공 요금제: 프로, 엔터프라이즈

◼ 기능 사용 권한: 모든 사용자(사용자별 설정)

나인하이어는 원활한 일정 조율 및 확정 일정 등록을 위해 외부 캘린더 서비스와의 연동을 지원하고 있습니다. 외부 캘린더를 연동해 두면, 보다 빠르고 합리적인 방식으로 일정을 조율할 수 있습니다. 뿐만 아니라 일정이 확정(추가)되면 자동으로 외부 캘린더에도 일정이 등록됩니다.

개인 일정 공유 및 등록을 위한 캘린더 연동

나인하이어 우측 최상단 [프로필을 클릭 - 캘린더 및 이메일 연동 설정] 경로로 이동합니다. 캘린더 연동 창이 나타납니다.

1. 구글 캘린더 연동

구글 캘린더 항목의 연동하기 버튼을 클릭한 후 구글 계정으로 로그인 버튼을 클릭하여 연동을 진행합니다.

구글 계정 선택 및 액세스 요청에 대한 확인을 진행합니다.

구글 캘린더 항목명 아래쪽에 연동된 구글 계정과 [연결됨] 표시가 나타나며, 연동하기 버튼이 연동 해제 버튼으로 바뀝니다. 아래쪽에는 “일정 가져오기 캘린더”와 “일정 내보내기 캘린더”로 각각 선택된 캘린더가 표시됩니다.

계정별 캘린더 연동을 해 두지 않아도 구글 캘린더에 일정이 등록될 때가 있어요.

• 일정 참석자 중 한 명 이상이 나인하이어에서 구글 캘린더를 연동해 두었거나, 구글밋 연동 혹은 채용별 캘린더 연동(개별 채용 내 설정 탭 > 캘린더 연동)에서 구글 캘린더를 연동해 둔 경우, 연동되어 있는 계정의 메일 주소가 기업 도메인 주소를 사용한다면 연동하지 않은 계정의 구글 캘린더에도 일정이 등록될 때가 있습니다.

• 그러나, 이는 구글 캘린더가 자동으로 수집하는 것이며 나인하이어가 제공하는 기능이 아닙니다. 연동 없이 해당 계정의 구글 캘린더로 접근하는 것은 불가능하기 때문입니다.

• 이러한 이유로, 나인하이어팀은 계정별 구글 캘린더 연동을 하시어 나인하이어를 통해 일정이 등록되도록 하실 것을 강하게 권유드립니다. 나인하이어에서 구글 캘린더를 연동하셨을 때 발생한 이슈는 저희가 대처할 수 있으나 자동 수집으로 인해 발생한 이슈는 나인하이어에서 대처해 드릴 수 있는 방법이 매우 적기 때문입니다.

• 또한, 서두에 말씀드린 대로 연동되어 있는 참석자나 조건이 전혀 충족되지 않은 일정은 구글 캘린더가 일정을 자동 수집할 수 없으므로 사용자 입장에서는 특정 일정의 캘린더 등록이 누락된 것으로 생각하실 수 있으나 연동 없이 일정이 등록되는 것은 기술적으로 불가능함을 이해해 주실 것을 부탁드립니다.

나인하이어에 일정이 생성될 때마다 구글 캘린더에서 초대장이 옵니다.

• 나인하이어 계정에 구글 캘린더가 연동되어 있고, 생성된 일정 내에 구글 계정이 아닌 다른 계정이 포함된 경우, 일정이 생성되었음을 참석자에게 알리기 위해 구글 캘린더가 초대장을 발송합니다.

• 이 초대장은 구글 캘린더가 자동 발송하는 것으로 나인하이어와는 관계가 없으며, 나인하이어 내에서 제어할 수 없음을 양지 부탁드립니다.

2. 아웃룩 캘린더 연동

아웃룩 캘린더 항목의 연동하기 버튼을 클릭한 후 마이크로소프트 계정으로 로그인 버튼을 클릭하여 연동을 진행합니다.

마이크로소프트 계정으로 로그인을 진행합니다.

아웃룩 캘린더 항목명 아래쪽에 연동된 마이크로소프트 계정과 [연결됨] 표시가 나타나며, 연동하기 버튼이 연동 해제 버튼으로 바뀝니다. 아래쪽에는 “일정 가져오기 캘린더”와 “일정 내보내기 캘린더”로 각각 선택된 캘린더가 표시됩니다.

확정된 면접 일정에 대한 정보 수정(일자나 참석자 정보 변경 등)은 나인하이어에서 진행하시는 것을 권유합니다. 아웃룩 캘린더에서 일정을 편집할 경우, 설정된 시간대가 초기화되어 '등록된 시간-9시간'으로 표시되기 때문입니다.

• 예를 들어, 나인하이어에서 등록된 시간이 '오전 10시 ~ 11시'였다면 아웃룩에서 일정 편집 시 표시되는 시간은 '오전 1시 ~ 오전 2시'일 것입니다.

표시된 시간이 바뀐 것을 인지하지 못한 상태에서 편집을 완료하여 저장하면, 일정의 시간이 9시간씩 당겨질 것입니다.

그러므로, 만약 부득이한 이유로 아웃룩 캘린더에서 일정 정보를 수정해야 할 경우, 초기화된 시간대를 본래의 일정 시간에 맞게 변경하여 저장해 주십시오.

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이 부분은 외부 API를 통해 생성된 일정을 아웃룩 캘린더가 처리하는 과정에서 발생하는 이슈로 일정이 등록되어 캘린더에 표시될 때는 문제가 없습니다. 아웃룩 캘린더에서 일정을 편집할 때에 한하여 유념해야 하는 내용입니다.

3. 네이버 웍스 캘린더 연동

유저별 네이버 웍스 캘린더 연동을 위해서는 워크스페이스 설정 > 외부 서비스 설정 탭에서 최초 1회의 서비스 연동이 필요합니다. 해당 페이지에서의 연동 상태를 확인한 후 아래 연동을 진행해 주세요.

네이버 웍스 서비스 연동 가이드 보러 가기(클릭)

네이버 웍스 항목의 연동하기 버튼을 클릭한 후 네이버 웍스 계정으로 로그인 버튼을 클릭하여 연동을 진행합니다.

네이버 웍스 계정으로 로그인을 진행합니다.

간혹, 네이버웍스 로그인이 자동으로 진행되는 경우 연동이 정상적으로 완료되지 않을 수 있습니다.

이는 자동 로그인 기능이 오랜 기간 유지되었을 때 연동을 위해 필요한 정보를 네이버웍스가 나인하이어 측에 정상적으로 보내주지 못해 발생하는 이슈입니다. 이때는 아래와 같은 방법으로 연동을 시도해 주시면 됩니다.

1) 네이버 웍스 로그아웃 후 나인하이어에서 캘린더 연동 시도(네이버 웍스 재 로그인 요구됨)

2) 크롬 시크릿 모드 등 자동로그인이 설정되어 있지 않은 환경에서 나인하이어 캘린더 연동 시도

나인하이어에 일정이 생성될 때마다 네이버웍스 캘린더에서 초대장이 옵니다.

• 나인하이어 계정에 네이버웍스 캘린더가 연동되어 있고, 생성된 일정 내에 네이버 계정이 아닌 다른 계정이 포함된 경우, 일정이 생성되었음을 참석자에게 알리기 위해 네이버웍스 캘린더가 초대장을 발송합니다.

• 이 초대장은 네이버웍스 캘린더가 자동 발송하는 것으로 나인하이어와는 관계가 없으며, 나인하이어 내에서 제어할 수 없음을 양지 부탁드립니다.

네이버 웍스 캘린더 항목명 아래쪽에 연동된 네이버 웍스 계정과 [연결됨] 표시가 나타나며, 연동하기 버튼이 연동 해제 버튼으로 바뀝니다. 아래쪽에는 “일정 가져오기 캘린더”와 “일정 내보내기 캘린더”로 각각 선택된 캘린더가 표시됩니다.

4. 캘린더 연동 시 참고 사항

1) 일정 가져오기 캘린더와 내보내기 캘린더의 차이

• 일정 가져오기 캘린더 : 일정 조율 시, 외부 캘린더에 등록된 나의 일정을 확인하기 위한 캘린더

• 일정 내보내기 캘린더 : 일정 확정(추가) 시, 새로운 일정을 등록하기 위한 캘린더

내 스케줄 공유 캘린더와 일정 등록 캘린더는 같은 캘린더로 사용하시는 것을 추천합니다.

특히, 일정 가져오기 캘린더는 ‘개인 일정이 등록되어 있는 캘린더’만 추가하는 것을 권장합니다. 여러 사람이 함께 사용하는 캘린더를 연동할 경우, 실제로 내가 참석하지 않는 일정도 고려될 수 있기 때문입니다.

2) 캘린더 편집

캘린더 연동이 완료된 후에는 선택된 일정 가져오기 캘린더와 일정 내보내기 캘린더를 편집할 수 있습니다. 대부분의 경우 개인 일정이 등록되어 있는 캘린더가 우선적으로 선택되어 있을 것이기에 추가 설정이 필요하지 않은 경우가 많지만, 해당 기능을 활용하여 일정을 가져오거나 내보낼 캘린더를 선택할 수 있습니다.

캘린더 편집 버튼을 클릭하여 선택합니다.

• 일정 가져오기 캘린더는 복수 선택이 가능합니다. 일정 조율 시 참고되어야 할 캘린더를 교체하거나 추가로 선택합니다.

• 일정 내보내기 캘린더의 경우 하나만 선택할 수 있습니다. 본인의 확정된 일정이 등록되어야 할 캘린더 하나를 선택합니다.

3) 일정 가져오기 캘린더 상세 설정

가져오기 캘린더 상세 설정을 통해 일정 제목 표시 방법 및 가져올 일정의 종류를 설정할 수 있습니다.

가져온 일정 제목 표시 방법

내가 연동한 외부 캘린더의 일정을 참고하도록 하되, 일정의 제목을 다른 멤버들(일정 조율/추가 시 담당자)에게 공개하고 싶지 않다면 일정 제목 비공개 옵션을 ON 하세요.

• 비공개 옵션 ON 설정 시 일정의 존재 유무는 공유되지만 일정 제목은 공유되지 않고 [일정] 이라고 표시됩니다.

• 비공개 옵션 OFF 설정 시에는 개별 일정의 캘린더 상 공개/비공개 여부에 따라 제목이 표시됩니다.

일정 가져오기 설정

일정 가져오기는 지원자와의 면접 일정을 조율하기 위해서 외부 캘린더에서 개인 일정을 가져 오는 것을 의미합니다.

세부 항목 설정을 통해 가져오기로 설정한 일정만 면접 일정 조율에 참고합니다.

• 일정 바쁨/한가함 설정 상태: [바쁨]으로 설정된 일정만 일정 조율에 참고할 지 여부를 설정합니다. [바쁨]으로 설정된 일정만 가져오기를 선택 시 [한가함] 또는 [미정]으로 설정된 일정과 겹치는 시간대에는 나인하이어의 일정이 생성될 수 있습니다.

  	한가함 상태	바쁨 상태
  구글 캘린더	한가함	바쁨
  아웃룩 캘린더	약속 없음 / 미정 / 다른 위치에서 근무중	다른 용무 중 / 부재중
  네이버 웍스	한가함	바쁨

• 초대 받은 일정의 참석 여부: [참석] 요청에 수락한 일정만 일정 조율에 참고할 지 여부를 설정합니다. [참석]으로 수락한 일정만 가져오기를 선택 시 아직 [참석 요청에 응답하지 않은 일정] 또는 [참석 거부로 응답한 일정]과 겹치는 시간대에는 나인하이어의 일정이 생성될 수 있습니다.

• 종일 일정: [종일 일정]의 경우 해당 날짜의 24시간 전체에 일정을 생성한 경우로, 다른 멤버의 [휴가]나 [생일] 등 실제로 참여하는 일정이 아닌 경우가 있습니다. [종일 일정]을 일정 조율에 참고할 지 여부를 설정할 수 있습니다. [종일 일정] 제외하고 가져오기를 선택 시 [시간이 입력된 일정]만을 가져오며, [종일 일정]과 겹치는 시간대에는 나인하이어의 일정이 생성될 수 있습니다.

5. 이메일 연동(TRM)

나인하이어 TRM 기능에서 후보자와 이메일을 주고 받을 때, Gmail 계정을 연동해 두면 다음과 같이 활용됩니다.

• 나인하이어 후보자 연락 기능을 통해 주고 받은 메일 내용이 나인하이어 후보자 연락 탭 뿐만 아니라 Gmail의 메일함에서도 확인됩니다.

• Gmail에서 해당 후보자와 주고 받은 메일의 내용이 나인하이어 후보자 연락 탭에도 표시됩니다.

즉, Gmail 연동을 하게 되면 Gmail 클라이언트와 나인하이어 내 후보자 연락 탭 어디서든 메일을 보낼 수 있고 히스토리도 남게 됩니다.

프로필 버튼 > 캘린더 및 이메일 연동 설정 > 이메일 경로로 이동합니다.

Gmail 연동하기 버튼을 클릭한 후 Gmail 계정 로그인을 진행하면 연동이 완료됩니다.

Gmail 연동을 하지 않더라도 TRM 기능 내 후보자 연락 기능을 활용하는 데에는 제약이 없습니다.

• 다만, Gmail이 연동되어 있지 않다면 나인하이어 내 후보자 연락 기능을 활용해야 후보자와의 연락 내역이 후보자 연락 탭에 남게 됩니다.

• 추가로, 현재는 Gmail 연동만 지원됩니다.