나인하이어에서 지원자와의 연락 수단으로 사용할 수 있는 방식은 메일과 채팅 메시지입니다.
메일 전송은 기본 기능이며, 끌 수 없습니다. 단, 발송 프로필 설정이 가능합니다.
지원자 정보에 이메일이 없다면, 해당 지원자에게 메일 전송은 불가합니다.
지원자에게 메일을 전송할 때 사용할 프로필을 설정합니다. 1. 채용 담당자 프로필로 전송을 원할 경우에는 담당자 프로필로 전송 2. 회사 프로필로 전송을 원할 때에는 워크스페이스 프로필로 전송
이 선택 방식에 따라 노출되는 메일 주소도 달라지며, 워크스페이스 프로필로 전송 시에는 메일 주소 설정이 가능합니다.
워크스페이스 프로필로 메일 전송 시 메일 주소 설정에 대한 상세한 안내입니다.
이 설정은 워크스페이스 전체에 적용됩니다.
이 설정은 왜 필요한가요?
나인하이어는 원활한 소통과 히스토리 기록을 위해 전용 답장 주소를 제공하고, 답장 기능 사용을 유도하고 있습니다. 하지만, 지원자들은 간혹 보낸 사람의 메일 주소를 직접 입력하여 메일을 회신하기도 합니다. 이때 지원자가 기본 주소인 “message@ninehire.com”으로 메일을 보내게 되면 이 메일은 유효한 메일이 아니므로 수신이 누락됩니다. 그래서 지원자가 의도하지 않은 방식으로 회신을 하더라도 메일 수신이 누락되는 일을 막기 위해 이와 같은 설정을 제공하고 있습니다.
나인하이어는 기본적으로 지원자에게 메일의 [답장] 기능 사용을 권유하고 있습니다. 답장 기능을 사용해야 나인하이어 내 지원자 연락 탭에 관련된 히스토리들이 반영되기 때문입니다.
하지만, 보낸 사람의 주소를 복사/붙여넣기 하여 메일을 회신할 가능성이 있으므로 이 기본값을 변경하여 지원자로부터의 메일 수신이 누락되는 것을 방지할 필요가 있습니다.
경로: 워크스페이스 설정 > 지원자 연락 > 연락 프로필 > 메일 주소 설정
워크스페이스 프로필(워크스페이스 명)로 전송되는 메일에 노출되는 메일 주소를 변경합니다.
앞서 변경한 대로 “career@goohire.com”이 지원자에게 노출됩니다.
지원자가 답장 기능을 사용하지 않고 위에서 설정한 메일 주소로 회신한 경우, 나인하이어 서비스 내에서는 회신된 내용을 확인할 수 없습니다. 즉, 설정한 메일 주소의 메일함에서만 확인이 가능하며, 나인하이어에는 히스토리가 남지 않습니다.
나인하이어에서 발송한 메일을 지원자 또는 내부 멤버가 수신하지 못하는 경우
어떻게 해결하나요? 고객사의 메일 서버에 이메일 인증 레코드 등록이 필요합니다. 인증 레코드 등록은 기업 내 메일 서버 관리 부서나 관리자를 통해 설정할 수 있습니다. 채팅 상담 등을 통해 나인하이어 고객성공팀에 인증 레코드를 문의해 주세요.
왜 발생하나요?
이메일을 보낼 때, 가짜 이메일(스팸, 사기 메일)이 아닌지 확인하는 방법이 있습니다. 우리가 흔히 아는 이메일 주소처럼 보이지만 실제로는 해커가 보낸 가짜 메일일 수도 있기 때문입니다. 이를 막기 위해 SPF, DKIM, DMARC라는 세 가지 중요한 보안 장치가 사용됩니다.
현재는 대부분의 메일 클라이언트의 수신 정책이 강화되어 사용자에게 이메일을 발송할 때 이메일 인증(SPF, DKIM, DMARC)이 이루어지지 않은 발신자 이메일 주소로 발송하는 경우 전송 속도가 느려지거나, 차단되거나, 스팸으로 표시되는 경우가 많습니다.
지원자는 이메일을 받아보기 위해 구글, 네이버, 다음 또는 기업 메일 등에서 제공하는 이메일 서비스를 사용합니다. 이메일 서비스를 운영하는 업체들은 본인의 고객들에게 안전한 이메일만 전달이 될 수 있도록 저마다의 방식으로 발신자의 신뢰도를 검증합니다. 여기서 이메일 서비스의 신뢰도 검증을 통과하지 못한 발신자가 보내는 이메일은 수신을 차단하거나 스팸으로 분류합니다.
나인하이어를 통해 이메일을 보내면 내가 가지고 있는 발송 서버가 아닌 나인하이어의 메일 서버에서 가지고 있는 서버로 발송이 이루어집니다. 따라서 내가 가지고 있는 서버가 아닌 다른 곳에서 내 발신자 주소를 사용해 이메일을 보내고 있다면 수신 서비스 쪽에서는 이 이메일을 의심스럽다고 판단할 수 있습니다.
이 경우 이메일 수신 서비스에서는 이 발신자가 보내는 이메일의 신뢰도를 의심하여 차단하거나 스팸으로 분류할 가능성이 높아집니다. 따라서 이메일 수신 서비스에 "나인하이어 서버에서 보낸 이메일도 내가 보낸 것이 맞다."는 것을 알려 이메일이 스팸 메일로 분류되는 확률을 기술적으로 낮출 수 있습니다. 이 행동을 "나인하이어 메일 서버의 SPF, DKIM, DMARC 레코드를 우리 도메인에 추가한다."고 표현합니다.
SPF, DKIM, DMARC가 무엇인가요?
SPF (누가 이메일을 보낼 수 있는지 확인)
SPF는 "이 이메일을 보낼 수 있는 사람이 맞나요?"를 확인하는 역할을 합니다.
예를 들어, 회사에서 이메일을 보낼 수 있는 공식적인 우체국(메일 서버)이 있다고 합시다. SPF는 그 우체국의 주소를 등록해 놓고, 다른 이상한 곳에서 보낸 이메일은 가짜일 가능성이 높다고 판단하게 합니다.
DKIM (이메일이 중간에서 변조되지 않았는지 확인)
DKIM은 "이 이메일이 원래 보낸 사람이 보낸 그대로 도착했나요?"를 확인하는 방법입니다.
마치 편지를 보낼 때 봉인을 하는 것과 비슷합니다. 발신자가 이메일을 보낼 때 보이지 않는 특별한 서명을 붙여 보내고, 받는 사람은 그 서명을 확인해서 내용이 변경되지 않았는지 검사할 수 있습니다.
DMARC (이메일을 어떻게 처리할지 결정)
DMARC는 SPF와 DKIM을 모두 확인한 후, "이메일을 믿을 수 있으면 전달하고, 의심스러우면 차단할까?"를 결정하는 규칙입니다.
예를 들어, 어떤 사람이 내 이름을 도용해서 가짜 이메일을 보내려고 하면, DMARC는 "이메일이 신뢰할 수 없는 곳에서 왔으니 차단하자"라고 판단할 수 있습니다.