• 기능 제공 요금제: 모든 요금제
• 기능 사용 권한: 워크스페이스 관리자
본 기능은 채용 과정에서 수집된 지원자 개인정보의 보유(보관) 기간과 파기 시점을 설정하는 기능입니다.
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워크스페이스 관리자는 관련 법령 및 내부 정책에 따라 지원자 정보의 보유 기간을 설정하고, 보유 기간이 종료된 지원자 정보를 자동으로 파기하도록 관리할 수 있습니다.
설정한 파기 기준은 해당 설정 이후 접수되는 지원자 정보부터 적용되며, 보유 기간이 경과한 데이터는 설정에 따라 자동 처리됩니다.
• 지원자 정보 파기 설정 경로: 채용 관리 → 채용 관리 설정 → 지원자 정보 파기 설정
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1. 정보 보유 기간 설정
각 항목의 보유 기간을 설정하신 후 [반영]버튼을 클릭해 주세요.
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1) 채용 목적의 정보 보유 기간
• 설정 경로: 채용 관리 → 채용 관리 설정 → 지원자 정보 파기 설정 → 채용 목적의 정보 보유 기간
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인재풀 활용에 대한 동의 없이 채용 목적으로만 수집한 지원자의 개인정보 보유 기간을 설정합니다.
보유 기간은 30일 / 90일 / 180일 / 1년 / 2년 / 3년 중 선택이 가능하며, 기본값은 3년으로 설정되어 있습니다.
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2) 인재풀 활용 정보 보유 기간
• 설정 경로: 채용 관리 → 채용 관리 설정 → 지원자 정보 파기 설정 → 인재풀 활용 정보 보유 기간
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인재풀 활용 정보 보유 기간은 지원자가 접수 시 해당 채용뿐 아니라 상시 채용을 목적으로 개인정보를 수집 및 이용하는 것에 동의한 경우 적용되는 정보 보유 기간을 의미합니다.
보유 기간은 30일 / 90일 / 180일 / 1년 / 2년 / 3년 / 5년 / 10년 중 선택이 가능하며, 기본값은 5년으로 설정되어 있습니다.
인재풀 활용 정보 보유 기간은 채용 목적의 정보 보유 기간보다 짧게 설정할 수 없습니다.
[채용 관리 설정 → 개인정보 보호 설정 → 인재풀 활용 동의서]를 활성화한 경우에만 인재풀 활용 정보 보유 기간이 적용됩니다.
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3) 보유 기간 설정 시 유의사항
보유 기간은 설정을 변경한 시점 이후에 접수되는 지원자부터 변경된 기간이 적용되며, 이전에 접수된 지원자(삭제 예정일)에 소급 적용되지 않습니다.
보유 기간은 「개인정보보호법」 및 「채용절차의 공정화에 관한 법률」 등 관련 법령을 고려하여 설정해야 합니다. 내부 법무팀과 논의하여 설정해 주세요.
설정한 보유 기간은 지원자가 지원서를 제출한 시점(접수일)을 기준으로 계산됩니다. 각 지원자의 보유 기간(삭제 예정 일시)은 지원자 상세 화면 오른쪽 상단 [...] 더보기 버튼을 클릭한 후 [지원자 삭제]를 한 차례 누르면 확인할 수 있습니다. (빨간색 삭제 버튼을 클릭하면 지원자가 완전히 삭제되므로 주의해주세요.)
최종 합격자를 포함한 모든 지원자가 파기 대상입니다. 최종 합격 여부와 관계없이 접수일 기준 보유 기간이 경과하면 동일하게 파기되며, 특정 지원자를 파기 대상에서 제외하는 별도 설정은 제공되지 않습니다.
보유 기간이 종료된 지원자 정보는 자동으로 삭제(파기)되고, 삭제 이후에는 지원자 상세 정보 및 첨부 파일 열람이 불가능하며, 삭제 완료된 지원자 정보는 복구할 수 없습니다.
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4) 정보 보유 기간 업데이트 내역 확인
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지원자 정보 보유 기간을 변경한 경우 [마지막 업데이트 정보] 및 [업데이트 내역 더 보기] 버튼이 표시됩니다.
[마지막 업데이트 정보]에는 정보 보유 기간을 변경한 사용자와 변경 일시가 표시됩니다.
[업데이트 내역 더 보기]에는 변경 내역이 최신 순으로 나열되며, 각 변경 내역의 변경 일시, 유형, 변경된 값, 변경한 사용자 정보가 표시됩니다.
지원자 정보 보유 기간을 기본값에서 변경한 적이 없는 경우에는 [업데이트 내역 더 보기] 버튼이 표시되지 않습니다.
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2. 파기 확인서 수신 이메일 설정
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채용팀이 정보 삭제(파기) 확인 메일을 받을 이메일 주소를 설정합니다. 안내 메일은 매월 1일 오전 11시(KST)에 발송되며, 워크스페이스 기준으로 직전 달에 보유 기간 만료로 자동 파기된 지원자 수를 안내합니다. 이 메일은 지원자에게 발송되지 않으며, 채용팀이 지정한 메일 주소로만 전송됩니다.
💡 채용 관리자가 지원자 상세 화면에서 [지원자 삭제]로 직접 삭제한 지원자는 파기 확인 메일 발송 대상에 포함되지 않으며, 별도의 알림 메일도 발송되지 않습니다.
FAQ (자주 묻는 질문)
Q1. 개인정보 처리방침에 지원자의 개인정보 보유 기간을 어떻게 설정하면 될까요? 나인하이어에서 제공하는 기준이 있나요?
나인하이어는 개인정보를 위탁 받아 처리하는 플랫폼으로서 특정 보관 기간을 규정하거나 법적 기준을 제공하지는 않습니다.
개인정보의 처리 주체는 각 기업이며, 이에 따라 기업은 자체적인 개인정보 처리방침을 수립하고 이를 지원자에게 명확히 고지해야 할 법적 의무가 있습니다.
개인정보보호법은 기본적으로 수집·이용 목적이 달성되면 지체 없이 파기하는 것을 원칙으로 하며, 보유 기간을 일률적으로 정하고 있지 않습니다.
따라서 기업은 개인정보 처리방침에 보유 기간을 명시할 떄, 그 기간이 왜 필요한지 합리적으로 설명·입증할 수 있는 수준에서 내부 기준을 결정하시면 됩니다.
[나인하이어 이용 팁]
사내에서 결정하여 개인정보 처리방침에 명시한 보유 기간은 나인하이어 시스템 내 [채용 관리 설정 > 지원자 정보 파기 설정]의 '채용 목적의 정보 보유 기간'과 일치해야 합니다.
내부적으로 도출한 기간은 여러 합리적 요소(채용 및 평가에 소요되는 기간, 인재풀 활용 여부, 법적 분쟁·민원 대응 가능성 등)를 종합적으로 고려하여, 사내 법무 담당자나 노무 자문을 통해 법적 리스크를 한 번 더 검토하시는 것을 추천합니다.