워크스페이스 멤버 초대 & 관리
1. 워크스페이스 멤버 초대
멤버 탭으로 이동합니다.
멤버 초대는 개별 초대 방식과 일괄 초대(혹은 등록) 방식이 제공됩니다.
1) 멤버 개별 초대
먼저, 개별 초대 방식입니다.
초대할 이메일을 입력하고, 관리자/멤버 중 하나의 권한을 선택한 뒤 멤버 추가 버튼을 클릭합니다. 우측 아래 초대하기 버튼을 클릭하면 초대 메일이 발송됩니다.
초대 링크를 공유하는 방법도 있습니다. 초대 링크로 접속하면 메일 인증 없이 곧바로 회원 가입이 가능합니다. 때로, 보안 프로그램 등의 이슈로 멤버 초대 메일을 받지 못하는 구성원들을 대상으로 활용하기에 좋은 방식입니다.
이 방식으로 멤버를 추가하여 한번에 초대할 수 있으며 최대 10명까지 추가가 가능합니다.
2) 멤버 일괄 초대
멤버 초대나 아이디 발급을 일괄적으로 할 수 있습니다.
멤버 탭에서 멤버 초대하기 버튼 우측에 위치한 멤버 일괄 초대 버튼을 클릭합니다.
멤버 일괄 등록 모달이 나타납니다. 나인하이어는 두 가지 방식의 일괄 등록을 제공합니다.
초대 멤버 일괄 등록 템플릿 : 일괄적으로 초대 메일을 발송합니다.
아이디 일괄 발급 템플릿 : 관리자가 설정한 아이디(메일 계정)와 임시 비밀번호로 계정을 곧바로 생성합니다. 생성된 계정은 해당 워크스페이스로 일괄 추가됩니다.
두 방식 모두 템플릿을 다운로드하여 작성한 후 csv 파일을 업로드하는 방식으로 진행합니다.
초대 멤버 일괄 등록 : 다운로드한 템플릿에 맞춰 작성한 후 csv 파일을 업로드합니다. 이메일, 권한 데이터에 문제가 없다면 등록 버튼이 활성화되며, 초대 메일이 발송됩니다.
아이디 일괄 발급 : 다운로드한 템플릿에 맞춰 작성한 후 csv 파일을 업로드합니다. 이메일, 이름, 권한에 맞춰 계정이 생성됩니다. 등록 시 이메일로 아이디와 임시 비밀번호가 전송됩니다.
이미 가입된 멤버의 경우 초대 메일이나 계정 등록이 이중으로 제공되지 않습니다.
2. 초대 대기 중 멤버 확인
초대한 멤버 중 초대 수락을 하지 않은 멤버는 상태가 초대 대기 중으로 표시되며, ...(더보기) 버튼을 클릭하여 초대를 다시 보내거나 취소할 수 있습니다. 이전에 생성된 초대 링크를 다시 전송할 수도 있습니다.
3. 합류한 멤버 확인
초대를 수락하여 워크스페이스에 합류한 멤버들은 상태가 사용중으로 표시됩니다. 또한 아래와 같은 정보들이 표시됩니다.
멤버 이름 및 계정, 권한, 상태, 소속 그룹, 가입일, 최근 접속일
멤버를 권한과 워크스페이스 참여(초대 수락) 여부에 따라 필터링할 수 있습니다.
4. 워크스페이스 멤버 관리 (권한 변경, 내보내기)
1) 멤버 수정, 내보내기
…(더보기) 버튼을 클릭하면 멤버 정보 수정, 내보내기 버튼이 나타납니다.
정보 수정 : 해당 멤버의 권한과 그룹을 편집할 수 있습니다.
내보내기 : 해당 멤버를 워크스페이스에서 내보낼 수 있습니다.
기존 권한이 멤버인 경우 관리자로 변경하거나 내보낼 수 있습니다. 기존 권한이 관리자인 경우, 멤버로 권한 변경이 가능합니다. 또한, 워크스페이스에서 곧바로 내보낼 수 없으며 멤버로 변경한 후에 내보낼 수 있습니다.
멤버 수정 및 내보내기는 워크스페이스 관리자 권한만 활용할 수 있습니다.
2) 워크스페이스 나가기
자신의 계정 정보의 …(더보기) 버튼을 클릭하면 워크스페이스 나가기 버튼이 표시됩니다.
이때는 자신의 권한이나 워크스페이스의 상황에 따라 아래와 같이 다르게 표시될 수 있습니다.
권한이 멤버인 경우
비밀번호를 한 차례 추가로 입력하면 워크스페이스에서 나갈 수 있습니다. 다시 초대받기 전에는 해당 워크스페이스에 입장할 수 없습니다.
권한이 관리자인 경우
①워크스페이스 내 다른 관리자가 있는 경우에는 곧바로 나갈 수 있습니다.
②워크스페이스 내 다른 관리자가 멤버가 없으며 현재 진행 중인 채용이 있다면 워크스페이스에서 나갈 수 없습니다. 단, 진행 중인 채용을 마감처리하고 나면 ④번 항목과 같은 창이 나타납니다.
③워크스페이스 내 다른 관리자는 없으나 멤버가 있는 경우, 멤버 중 한 명을 관리자로 변경하고 워크스페이스에서 나갈 수 있습니다.
④워크스페이스 내 다른 관리자가 멤버가 없고, 현재 진행 중인 채용이 없는 상태에서 유일한 관리자가 워크스페이스에서 나가면 해당 워크스페이스의 모든 데이터는 삭제되며 복구되지 않습니다. 즉, 워크스페이스 삭제를 의미합니다.
워크스페이스 내보내기 혹은 나가기가 실행되었을 때 유지 혹은 삭제되는 데이터
삭제되는 데이터
메시지 템플릿 내 일정 참여자에서 삭제
참여 중인 채용에서 삭제 (참여 중인 채용 단계에서 삭제)
내보내기 이후 채용 일정 참여자에서 삭제
내보내기 시점 이후에 예정되어 있는 일정 참석자에서 삭제를 의미
단, 내보내기 이전에 이미 완료된 일정(면접)의 참석자 리스트에는 유지
메시지 템플릿이나 확정되지 않은 일정의 참석자에서 삭제
메시지 액션 발송 프로필(담당자) 설정에서 삭제
종료되지 않은 평가표 참여자에서 삭제
종료된 평가표인 경우 참여자 및 평가 내역은 유지됨.
인재풀 권한 삭제
홈페이지 편집 권한 삭제
위 내용 이외의 데이터는 모두 유지됩니다.
유지되는 데이터의 대표적인 예
내보내기 이전에 수행된 일정(면접)의 참석자
종료된 평가표 참여자, 그 평가 내역
내보내기 이전에 작성된 팀채팅 기록
내보내기 이전에 지원자에게 발송한 메시지 기록
5. 워크스페이스 멤버 그룹 관리
◼ 기능 제공 요금제 : 프로, 엔터프라이즈
워크스페이스 멤버를 그룹으로 분류하여 관리해 보세요. 채용 내 권한을 그룹별로 설정할 수 있기에 멤버 추가 및 권한 관리가 쉬워집니다.
1) 그룹 추가
멤버 > 그룹 탭으로 이동합니다. 그룹 추가하기를 클릭합니다.
그룹 추가하기 모달이 나타납니다. 그룹 명을 입력한 후, 워크스페이스에 추가된 멤버를 검색하거나 선택하여 그룹에 추가시킵니다. 각 그룹의 색상을 알맞게 설정하면 그룹 구분을 쉽게 할 수 있습니다.
2) 그룹 수정 / 삭제
생성된 그룹의 오른쪽에 위치한 …(더보기) 버튼을 클릭합니다. 그룹 정보 수정, 그룹 삭제 버튼이 나타납니다.
그룹 수정하기 : 그룹명, 그룹 멤버, 그룹 색상 등을 변경할 수 있습니다.
그룹 삭제 : 그룹을 삭제합니다. 그룹을 삭제하면 해당 그룹은 각 채용의 참여 멤버에서도 모두 삭제됩니다.
3) 그룹 활용
위와 같이 생성한 그룹은 나인하이어 내 다양한 기능의 참여자 설정에 활용될 수 있습니다.
채용 참여 멤버 설정에서 활용
채용 참여 멤버를 그룹 단위로 추가하고 그룹별로 채용 내 권한을 설정할 수 있습니다.
다양한 참여자 설정에서 활용
메일/메시지 내 참조자, 숨은 참조자로 그룹 단위 추가 가능
일정 조율/추가 시 참석자로 그룹 단위 추가 가능
팀채팅 내 멘션 대상으로 그룹 단위 추가 가능
평가표의 평가자 설정 시 그룹 단위 추가 가능
자동화 플로우 내 액션 승인 담당자 설정 시 그룹 단위 추가 가능
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