자동화 플로우 추가

나인하이어에서 제공하고 있는 자동화 플로우 기능은 지원자가 접수되는 순간부터 최종 합격 혹은 불합격처리될 때까지의 전 과정에서의 업무들을 자동화할 수 있게 하는 기능입니다.

채용 프로세스를 자동화하면, 반복되는 업무로부터 해방될 수 있습니다. 뿐만 아니라 채용의 전 과정이 빠르게 진행되어 단계별 리드타임이 감소하고, 지원자의 이탈을 방지하고 유능한 지원자를 빠르게 확보할 수 있게 됩니다.

1. 트리거 선택 및 자동화 플로우 추가

채용을 열람한 상태에서 채용 프로세스 관리 탭으로 이동하면 자동화 플로우를 추가할 수 있습니다.

자동화 플로우를 실행되도록 하는 조건을 트리거라고 부릅니다. 나인하이어에서 활용 가능한 트리거는 두 종류가 있습니다.

• 단계 도착 시

  지원자가 이전 단계를 통과하여 새로운 단계에 도착했을 때 지원자 분류, 안내 메일 전송, 평가 요청 등의 업무를 자동으로 진행되도록 할 수 있습니다.

• 불합격 시

  지원자를 불합격 처리할 때 불합격 안내 메시지 등이 자동 전송되도록 설정할 수 있습니다.

원하는 단계와 트리거에 맞춰 자동화 플로우를 추가합니다. 자동화 플로우 추가를 클릭하면 자동화 플로우 빌더로 이동됩니다.

2. 자동화 플로우 구성

여기에서는 자동화 플로우 빌더의 구성을 간략히 살펴보겠습니다. 버튼의 위치와 그 쓰임을 설명합니다.

1. 단계와 트리거 정보

   플로우 빌더에서 가장 첫 카드에는 단계와 트리거 정보가 “접수 단계 도착 시” 혹은 “접수 단계 불합격 시”와 같은 내용으로 표시됩니다.

2. 플로우 카드 추가, 카드 유형 선택

   플로우 카드를 추가하기 위해 + 버튼을 클릭하면 액션, 조건, 타이밍이라는 카드 유형이 나타나며 하나를 선택한 후 상세 항목 및 설정을 진행할 수 있습니다.

3. 자동화 플로우 제목 편집

   설정한 자동화 플로우의 제목과 설명을 작성해 둘 수 있고, 태그를 추가해 둘 수 있습니다.

4. 플로우 샘플 버튼

   자동화 플로우를 어떻게 구성하면 좋을지 어려움을 느끼신다면 샘플을 활용할 수 있습니다.

5. 자동화 플로우 템플릿 버튼

   이미 저장해 둔 템플릿을 불러오거나 현재 작성 중인 내용을 템플릿화할 때 활용합니다.

6. 저장 버튼

   작성을 마친 뒤에 자동화 플로우를 저장하는 버튼입니다.

액션, 조건, 타이밍의 카드 유형

• 액션 : 해당 지원자 혹은 지원자와 관련된 부분에서 수행될 업무 종류입니다. 크게 기본 액션과 플로우 액션으로 구분됩니다.

  액션 사용에 대한 상세 내용은 다음 페이지에서 확인하실 수 있습니다.

• 조건 : 조건 충족 여부에 따라 이어지는 플로우가 실행되도록 하는 카드 유형입니다. 조건 카드 아래에서는 [YES]와 [NO]로 분기하여 이어지는 플로우를 설정할 수 있습니다.

  조건 사용에 대한 상세 내용은 다음 페이지에서 확인하실 수 있습니다.

• 타이밍 : 다음 플로우의 실행 시점을 정할 수 있는 카드입니다. “특정 일, 시간, 분 뒤에” 다음 플로우를 진행하고 싶을 때 사용합니다.

  조건 사용에 대한 상세 내용은 다음 페이지에서 확인하실 수 있습니다.

3. 자동화 플로우 제목, 설명, 태그 입력

작성한 자동화 플로우는 제목을 설정하여 어떤 종류의 플로우인지 알 수 있게 해 두는 것이 좋습니다. 제목, 설명글을 작성할 수 있고, 자동화 플로우 태그를 추가하여 해당 플로우를 요약해 두거나 분류를 나누어 둘 수도 있습니다.

4. 자동화 플로우 템플릿

이미 준비해 두신 자동화 플로우 템플릿이 있으신가요? 불러와 사용하세요. 반대로, 작성 중인 플로우가 마음에 드신다면 언제든 템플릿화할 수도 있습니다.

5. 자동화 플로우 샘플

만약, 자동화 플로우 기능 사용이 처음이거나 활용 가능한 예시가 필요하시다면, 나인하이어에서 제공하는 상황별 샘플 플로우를 적용하여 손쉽게 활용해 보세요.

6. 자동화 플로우 저장

오른쪽 상단 저장 버튼을 클릭하여 작성한 플로우를 저장합니다.

7. 자동화 플로우 사용 시 알아두어야 할 내용

자동화 플로우 기능을 사용할 때 알아두면 좋은 내용들을 정리해 두었습니다. 한번쯤 읽고 숙지하신 후 사용하시는 것을 권장드립니다.

1) 빌더 사용 시

1. 플로우의 시작은 항상 트리거입니다.

2. 하나의 트리거 하단에는 최대 3개의 카드를 병렬로 추가할 수 있습니다.

3. 세로 방향으로 이어진 카드 사이에는 다른 카드를 추가할 수 없습니다. (추후 개선 예정)

4. 선택한 카드 하단에 어떠한 카드가 존재하는 경우, 선택한 카드의 타입을 변경할 수 없습니다. 단, 선택한 세부 타입의 옵션 값들을 변경이 가능합니다.예) 태그 추가 액션 이 설정되어 있는 경우, 태그 수정 가능 예) 평가표 추가 액션의 평가표 수정 가능, 단, 하단에 평가표 조건이 있는 경우 평가표 삭제시 평가 조건 카드의 에러 발생

5. 완성되지 않은 카드가 하나라도 있거나 자동화 플로우의 가장 하단의 모든 카드가 [액션] 카드가 아닌 경우 자동화 플로우를 저장할 수 없습니다.

조건 카드의 설정 값이 특정 상황을 제외하고는 유지됩니다.

[제외 상황]

• 평가표 추가 액션 하단에서 "평가 완료 시" 조건을 설정했을 때

  • 평가표의 평가 방식을 변경한 경우

  • 평가표의 최종 평가 항목을 변경한 경우

• 메일/메시지 추가 액션 하단에서

  • "일정 선택" 조건이 설정되어 있었고, 메일/메시지의 일정 조율 항목을 삭제한 경우

  • "자료 제출" 조건이 설정되어 있었고, 메일/메시지의 자료 요청 항목을 삭제한 경우

  • "자료 제출" 조건이 설정되어 있었고, 조건에 설정된 자료 값을 변경한 경우

2) 권한 관련

1. 채용 관리자 권한만이 플로우 및 단계 편집을 할 수 있습니다. 매니저, 평가자는 탭 진입이 불가합니다.

2. 또한, 채용 관리자 권한만이 실행중인 플로우 현황을 확인할 수 있습니다.

3. 채용 관리자가 채용에서 내보내지는 경우 변동 사항

4. 자동화 플로우 빌더, 실행중인 지원자 플로우의 승인권자, 메일/메시지 전송 유저 프로필, 참조, 숨은 참조, 평가 참여자에서 해당 멤버가 삭제됩니다.

5. 채용 관리자가 채용 매니저나 평가자 권한으로 변경되는 경우, 자동화 플로우 빌더, 실행중인 지원자 플로우의 승인권자, 메일/메시지 전송 유저 프로필, 참조, 숨은 참조에서 해당 멤버가 삭제됩니다.