면접관 회전문식 일정 조율
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지원자 1명 고정 면접관 회전문식 면접 일정 조율 진행 경로와 활용 방법에 대한 안내입니다.
단일 지원자 대상 - 그룹 일정 조율
경로: 지원자 상세 화면 내에서 일정 조율 > 그룹 일정 조율
1명의 지원자를 대상으로 하나의 그룹 일정을 조율합니다. 지원자 입장에서는 하나의 면접이지만, 그룹 내 세션 일정 설정에 따라 면접관 구성을 다르게 가져갈 수 있습니다.
기업은 지원자에게 후보일을 전달하고, 지원자는 후보일 중 일부(단일/다중)를 선택합니다. 채용 담당자는 지원자가 선택한 일정 중 하나를 지정하여, 그 그룹 일정 내 세션 일정을 구성합니다. 세션 일정마다 시간, 참석자(면접관), 장소, 회의실 등의 정보를 별도로 지정할 수 있습니다.
a. 지원자 상세 화면 내 [일정 만들기] 버튼 활용
지원자 상세 화면 왼쪽 패널에 [일정 만들기] 버튼이 있습니다.
예정된 일정 정보 아래 [일정 만들기] 버튼 클릭 > [일정 조율] 클릭 > [그룹 일정 조율] 클릭
b. 지원자 상세 화면 > [지원자 연락] 탭 내 [메시지 전송] 버튼 활용
지원자 상세 화면에서 지원자 연락 탭을 클릭하면, [메시지 전송] 버튼이 있습니다. [채팅 메시지로 보내기], [메일로 보내기] 무엇을 선택하든 [일정 조율] 부분이 나타납니다.
일정 조율 부분의 [추가 ▼] 버튼 클릭 > [그룹 일정 조율] 클릭
1명의 지원자를 대상으로 하나의 일정 내에 여러 세션 일정이 존재하는 그룹 일정을 조율합니다.
기업은 지원자에게 후보일을 전달하고, 지원자는 그 중 일부(단일/다중)를 선택하고, 일정을 확정합니다.
일정 제목 : 개인화 변수를 활용하여 지원자에게 알맞은 일정의 제목을 편하게 설정할 수 있습니다.
일정 안내 사항 : 지원자가 일정 선택 창에서 확인할 수 있는 설명글을 작성합니다.
지원자 : 지원자가 자동 입력됩니다.
구글 캘린더 주최자 설정 : 연동된 구글 캘린더의 일정이 생성될 때 설정한 멤버가 일정의 주최자가 됩니다. 자세한 설정 방법은 구글 캘린더 주최자 설정 가이드에서 확인할 수 있어요.
내부 참석자 : 일정의 참석자(면접관)을 선택합니다. 선택 시 이름 오른쪽에는 연동되어 있는 외부 캘린더의 정보가 나타납니다.
내부 참석자 안내 사항 : 일정 확정 시 멤버들과 내부적으로 공유할 메모를 작성합니다.
장소 : 면접 일정이 수행될 장소를 선택합니다.
회의실 : 면접 일정을 진행할 회의실 리소스를 등록해 두었다면 회의실을 선택할 수 있습니다. (회의실이 설정된 일정이 외부 캘린더에서 공개/비공개, 바쁨/한가함 등으로 표시되는 기준은 [해당 채용 > 외부 서비스 설정 > 일정 내보내기 시 일정 공개 상태 설정]에서 설정한 값입니다.)
지원자에게 후보일을 제안하는 두가지 방식이 있습니다. 상단의 탭을 통해 제안 방식을 선택할 수 있습니다.
후보일 직접 선택 - 채용 담당자가 직접 후보일을 지정하여 지원자에게 선택을 요청하는 방식입니다. 이 방식은 이미 확정된 일정이나 연동된 외부 캘린더에 일정이 있는 경우에도 후보일로 지정할 수 있으며 지원자가 이 일정을 선택할 수 있습니다. 단, “실시간 중복 일정 선택 방지” 기능을 켜면 참석자 및 회의실 일정과 중복되는 후보일 선택을 제한할 수 있습니다.
자동 후보일 제안 방식 - 자동 후보일 제안 방식은 내부 참석자의 나인하이어 및 연동 캘린더 일정을 참고해서 설정한 후보일 범위에 맞추어 후보일을 자동으로 제안합니다. 이때, 참석자에게 나인하이어에서 이미 확정된 일정이 있거나 외부 캘린더에 일정이 있는 경우, 그리고 연동된 회의실 일정이 있는 경우는 자동으로 후보일에서 제외됩니다. 위와 같은 과정에서 지원자가 선택 가능한 후보일이 추천되고, 그 후보일들을 지원자에게 선택하도록 요청하는 방식으로 작동합니다. 단, “실시간 중복 일정 선택 방지” 기능을 끄면 참석자 및 회의실 일정과 중복된 일정을 선택하도록 할 수도 있습니다.
a. 후보일 직접 선택 방식
일정 진행 시간 : 일정이 소요될 시간을 설정합니다. 최소 15분에서 최대 3시간까지 15분 단위로 구분되어 선택하거나 직접 입력합니다.(시간/분 직접 입력 가능)
후보일 : 1개 이상의 후보일을 날짜와 시간에 맞추어 설정합니다. 후보일 추가 버튼을 클릭한 후 날짜와 시간을 조정하는 방법과 오른쪽 캘린더 뷰에서 필요한 시간대를 지정하여 추가하는 방법이 있습니다 .
실시간 중복 일정 선택 방지 : 참석자의 외부 캘린더 일정과 나인하이어 일정, 회의실 일정을 고려하여 실시간으로 지원자의 중복 일정 선택을 방지하는 기능을 켤 수 있습니다.
b. 자동 후보일 제안 방식
자동 후보일 제안 방식의 조건들을 입력합니다.
후보일 범위 선택 : 지원자가 선택 가능한 후보일의 요일별 시간 범위를 지정합니다. 하나의 요일에 설정한 일정을 다른 요일에 동일하게 적용할 수 있어, 가능한 일정의 범위를 빠르게 세팅할 수 있습니다.
기간 : 특정 기간 내에서만 후보일을 선택할 수 있도록 합니다.
일정 진행 시간 : 일정이 진행될 시간을 설정합니다. 최소 15분에서 최대 3시간까지 15분 단위로 구분되어 선택하거나 직접 입력합니다.(시간/분 직접 입력 가능)
시간 간격 설정 : 지원자에게 제안할시간의 단위를 설정합니다. 예를 들어, 9시~12시가 범위인 경우 시간 간격 설정을 10분으로 설정하면 후보 시간을 9시, 9시 10분, 9시 20분과 같이 10분 간격으로 시작 시간이 표시됩니다.
실시간 중복 선택 방지 : 참석자들의 나인하이어 캘린더 일정과 연동된 캘린더 일정, 그리고 선택된 회의실에 등록된 일정들과 겹치는 후보일을 지원자가 선택할 수 없도록 하는 설정입니다. 기본값은 on 상태입니다.
설정 후 하단의 [후보일 추출하기] 버튼을 클릭하면, 후보일 조건과 외부캘린더 일정을 참고하여 후보일이 자동으로 추출됩니다.
오른쪽 캘린더 뷰에 추출된 후보일이 표시됩니다. 캘린더 뷰에서 "x" 버튼을 클릭하여 특정 후보 시간을 제거할 수 있습니다. [후보일 편집] 버튼을 클릭하여 특정 후보일이나 시간대를 추가적으로 제거하는 방법도 있습니다.
일정 확정 방법 : 그룹 일정에서는 담당자가 확인 후 일정 확정이 가능합니다.
후보일 다중 선택 - 지원자가 후보일을 여러 개 선택하여 제출하도록 합니다. 그리고, 담당자가 그 중 하나의 일정으로 확정합니다.
후보일 단일 선택 - 지원자가 후보일을 하나를 선택하여 제출하도록 합니다. 그리고, 담당자가 확인 후 일정으로 확정합니다.
회신 기한 : 일정 선택에 대한 회신 기한을 설정합니다. 만약 회신 기한 내에 일정을 선택하지 않는다면 자동 불참 처리됩니다.
리마인드 알림 : 일정이 확정되면 설정된 값에 따라 일정이 시작되기 전에 지원자에게 리마인드 알림을 전송합니다.
모든 설정이 완료되었다면, 우측 하단에 위치한 "완료" 버튼을 클릭합니다.
지원자에게 일정 조율 메일/메시지를 보내면, 메시지 내 일정 조율 버튼이 제공됩니다. 지원자가 후보일을 선택하여 제출합니다.
지원자가 일정을 선택하여 제출하면 담당자에게 “날짜 선택을 완료하였습니다.” 메시지가 전송되며, 일정 조율 버튼이 확정 대기중 상태로 변경됩니다.
담당자가 확정 대기중인 일정 조율 버튼을 클릭하면, 일정 확정 모달이 열립니다.
일정 확정 모달에서 지원자가 선택하여 제출한 후보일 목록이 제공됩니다. 담당자는 해당 후보일 내에서 하나의 일정을 선택하여 일정을 선택합니다
담당자는 선택한 일정 내에 여러 개의 세션을 설정한 후, 모든 설정이 완료되었다면, 우측 하단에 위치한 "완료" 버튼을 클릭합니다.
일정 내 최대 20개의 세션을 만들 수 있으며, 각 세션별로 [시간 / 지원자 / 내부 참석자 / 장소 / 회의실] 항목의 옵션 값을 다르게 설정할 수 있습니다.
채용 담당자의 일정 확정 시, "일정이 확정되었습니다"라는 알림과 함께 일정의 정보가 지원자, 면접관 등에 공유됩니다.
