액션 사용
메일/메시지 전송부터 평가표 추가와 단계 이동, 불합격처리까지 액션을 사용하여 원하는 업무를 자동화해 보세요.
1. 액션 종류
액션은 크게 기본 액션과 플로우 액션으로 나뉩니다.
기본 액션의 종류는 아래와 같습니다. - 메일/메시지 전송, 팀채팅 전송, 지원자 태그 추가, 평가표 추가, 평가 종료, 면접 질문지 추가
플로우 액션은 다음 플로우를 실행시킬 수 있는 액션을 의미합니다. - 지원자 단계 이동, 불합격 처리
상하로 이어지는 하나의 플로우에는 최대 5개까지 액션을 추가할 수 있습니다.
기본 액션
1) 메일 전송 액션
특정 상황이나 단계에서 반복적으로 전송되어야 할 메일은 메일 전송 액션을 추가하여 자동화해 보세요.
[메일 액션 추가] - [메일 액션 만들기]를 클릭한 후 메일을 작성합니다. 템플릿을 불러오거나 작성 중인 내용을 템플릿으로 저장하여 활용하는 것을 추천합니다. 타이밍 카드를 앞에 두고 메일 액션을 추가하면 예약 전송으로 활용할 수 있습니다.
발송 시 알림톡 활성화 여부는 워크스페이스 설정에서 카카오 알림톡 사용 on/off 상태를 그대로 따릅니다.
[보내는 사람] 또는 [참조/숨은 참조]로 설정된 멤버가 채용에서 내보내진 경우, 아래와 같이 설정됩니다.
보내는 사람이 내보내진 경우 → 워크스페이스 명으로 전송
참조/숨은 참조로 설정된 멤버가 채용에서 내보내진 경우, 내보내진 멤버 이외의 참조 리스트는 유지
2) 채팅 메시지 전송 액션
특정 상황이나 단계에서 반복적으로 전송되어야 할 메시지는 메시지 전송 액션을 추가하여 자동화해 보세요.
[채팅 메시지 전송] - [메시지 액션 만들기] 버튼을 클릭한 후 메시지를 작성합니다. 템플릿을 불러오거나 작성 중인 내용을 템플릿으로 저장하여 활용하는 것을 추천합니다. 타이밍 카드를 앞에 두고 채팅 메시지 액션을 추가하면 예약 전송으로 활용할 수 있습니다.
[보내는 사람]으로 설정된 멤버가 채용에서 내보내진 경우, ‘워크스페이스 명으로 전송’이 설정됩니다.
◼ 메일/채팅 메시지 전송 시 사용 가능한 기능
메일/채팅 메시지 전송 시 자료 요청 기능 사용
메일/메시지 전송 액션을 사용할 때는 자료 요청 기능을 사용할 수 있습니다. 그리고 이때 설정한 자료 요청은 자료 제출 조건으로 활용이 가능합니다. 자료 요청 기능 사용에 대하여 간단히 안내합니다.
자료 요청이 포함된 메일/메시지 전송 액션을 적용하면 아래와 같이 설정한 정보들이 나열되어 표시됩니다.
메일/메시지 전송 액션 사용 시 일정 조율 기능 사용
메일/메시지 전송 액션을 사용할 때 일정 조율 기능도 사용할 수 있습니다. 그리고 이때 설정한 일정 조율은 일정 선택 조건으로 활용이 가능합니다. 일정 조율이 포함된 메일/메시지 전송 액션을 적용하면 아래와 같이 설정한 정보들이 나열되어 표시됩니다.
자동화 플로우 기능으로 활용할 수 있는 일정 조율 방식은 자동 후보일 제안입니다. 후보일 직접 선택 방식은 일정을 담당자가 특정하여 후보일로 제시하는 방식이므로 자동화 기능에서는 지원되지 않습니다.
메일/메시지 전송 액션 사용 시 예약 전송 기능 사용
메일/메시지 전송 액션을 사용할 때 예약 전송 기능도 사용할 수 있습니다. 예약 전송 기능을 통해 전송 시간을 설정할 수 있습니다.
메일, 메시지 액션을 만들 때 우측 하단에 있는 만들기 버튼 우측 아래 방향 화살표 버튼(🔽)을 클릭하면 예약 전송 버튼이 나타납니다.
메일/메시지 액션을 통해 전송이 예약되면 개별 지원자 상세 화면의 지원자 연락 탭에서 예약 내역을 확인할 수 있습니다.
3) 팀채팅 전송 액션
특정 상황에서 면접관이나 평가자에게 전달한 고정적인 메시지가 있나요? 팀채팅 전송 액션을 추가하여 자동화해 보세요.
@버튼이나 키로 멘션 기능을 사용해 보세요. 수신자에게 알림을 전달할 수 있어요.
팀채팅 발신자는 워크스페이스명으로 표시됩니다.
4) 지원자 태그 추가 액션
지원서 값이나 평가 결과, 과제 제출 유무 등을 지원자 태그를 추가하여 표시하고 싶다면, 지원자 태그 추가 액션을 추가해 보세요.
태그를 입력하여 엔터 키를 누르면 추가가 가능하며, 기존 태그에서 검색하여 선택할 수도 있습니다.
태그는 최대 10개까지 추가가 가능합니다.
중복 태그는 추가되지 않으며, 11개째부터는 추가 시도에 반응하지 않습니다.
해당 채용 내 지원자에게 추가되어 있는 태그가 있는 경우, 리스트에서 선택이 가능합니다.
5) 평가표 추가 액션
각 단계마다 다른 평가표를 매번 하나씩 직접 추가하지 않아도 됩니다. 평가표 추가 액션을 활용해서 평가표를 자동으로 추가해 보세요.
평가표 템플릿을 불러오거나 평가표를 직접 만듭니다. (평가표 생성 단계)
평가자를 설정하고, 평가 마감일, 리마인드 알림을 설정합니다. 자동 평가 시작 여부도 설정할 수 있습니다. (평가 진행 설정 단계)
평가표 편집을 마치고, “생성하기”를 클릭하면, 생성된 평가표의 정보가 나타나며, 해당 평가표의 자동 평가 시작 여부를 설정할 수 있는 버튼이 나타납니다.
“생성 즉시 자동 평가 시작” 버튼을 켜면, 평가표가 자동으로 추가됨과 동시에 평가가 시작되어 설정된 평가자에게 평가 요청 알림이 전송됩니다.
반대로 이 버튼을 꺼 두면, 평가표는 자동으로 추가되지만, 평가 전 상태의 평가표가 추가되며 평가 시작을 수동으로 클릭해 줘야 합니다.
평가표 추가 액션을 추가하면 아래와 같이 설정한 정보들이 나열되어 보여집니다.
설정된 평가자가 채용에서 내보내진 경우, 해당 평가표의 평가자에서도 삭제됩니다.
6) 면접 질문지 추가 액션
지원자 면접 때 활용해야 할 면접 질문지도 자동으로 추가해 둘 수 있습니다.
면접 질문지 추가 - 면접 질문지 추가 버튼을 클릭한 후 면접 질문을 작성합니다. 템플릿을 불러오거나 작성 중인 내용을 템플릿으로 저장할 수도 있습니다.
플로우 액션
7) 단계 이동 액션
지원서나 평가 결과 값에 따라 지원자 합격 처리(단계 이동)를 자동화할 수 있습니다.
[액션] - [단계 이동] 버튼을 클릭하여 액션을 추가합니다. 어떤 단계로 이동할지를 설정하고 적용을 클릭합니다.
현재 자동화 플로우가 실행 중인 단계를 제외한 동일한 채용 내 단계로 이동시킬 수 있습니다.
이미 지원자가 해당 단계에 있는 경우에는 플로우 진행이 중단됩니다.
해당 액션 다음에는 다른 카드를 더 추가할 수 없습니다.지원자의 단계가 이동되면, 해당 자동화 플로우가 더 이상 해당 단계에 속하지 않게 되기 때문입니다.
이동되는 단계(도착 단계)에 자동화 플로우가 설정되어 있다면 해당 플로우가 곧바로 적용됩니다.
8) 불합격 처리 액션
지원서나 평가 결과 값에 따라 지원자 불합격 처리도 자동화할 수 있습니다.
[액션] - [불합격 처리] 버튼을 클릭하여 액션을 추가합니다. 불합격 사유를 선택한 후 적용합니다.
현재 자동화 플로우가 실행 중인 단계에서 불합격처리합니다.
이미 지원자가 불합격처리된 경우에 플로우는 중단됩니다.
해당 액션 다음에는 다른 카드를 더 추가할 수 없습니다.
해당 단계에 불합격 처리 시가 트리거인 자동화 플로우가 설정되어 있다면 해당 플로우가 곧바로 적용됩니다.
2. 액션 실행 승인 설정
모든 액션에는 담당자 승인 기능 사용이 가능합니다. 확인 후 실행해야 하는 중요한 액션은 담당자의 승인을 거쳐 실행되도록 설정해 보세요.
각 액션들의 설정 창(우측)의 하단에 위치한 "액션 승인 받기" 기능을 켭니다. 담당자를 선택하고, 액션 실행 조건을 설정합니다. “승인 요청 후 n일 이내, 모든/n명 이상의 담당자 승인 완료 시 액션 실행”을 조건으로 사용합니다. 담당자에게 보낼 메시지도 미리 작성해 둘 수 있습니다.
승인을 요청할 담당자를 1명 이상 지정해야 합니다. 승인이 가능한 담당자는 각 채용의 채용 관리자 권한입니다.
승인이 필요한 액션에 도착하면 승인이 요청됩니다. 승인 요청 알림은 위에서 설정한 승인 담당자에게 발송되며, 활동 내역에도 기록됩니다.
승인을 요청받은 담당자는 승인시 실행되는 액션과 요청받은 메시지를 확인하고, 코멘트를 포함하여 승인 또는 거절할 수 있습니다.
담당자의 승인/거절 내용은 코멘트와 함께 활동내역에 기록됩니다. [승인 인원] 이 모두 만족되는 즉시 액션이 실행됩니다.
액션 실행 승인 관련 유의 사항
액션 실행 조건으로 설정한 “승인 요청 후 n일 이내”의 기한이 지났을 때 승인 기준 인원 이상의 승인이 완료되지 않은 경우는 플로우 진행이 중단됩니다.
승인권자로 설정된 채용 관리자가 해당 채용에서 내보내진 경우 설정된 담당자에서 삭제됩니다.
만약 승인권자로 설정된 채용관리자가 1명이었으나 그 인원이 채용에서 내보내졌고, 그래서 어떠한 지원자에게 실행되어야 할 액션의 승인 혹은 거절이 확정되지 않는다면 해당 액션은 계속 대기 상태로 남아있게 됩니다.
이 경우에는 플로우를 중단한 후 승인 설정을 수정해야 합니다. 다만, 플로우가 한번 중단되면 중단된 시점에서부터 재개될 수는 없고, 트리거(단계 이동이나 불합격 처리)를 통해 플로우가 처음부터 다시 실행되도록 해야만 합니다. 이렇게 하면 플로우 중단 이전에 이미 실행되었던 플로우가 다시 중복 실행될 수 있으므로 유의해야 합니다.
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