메일 전송

◼ 기능 제공 요금제: 모든 요금제(플랜)

◼ 기능 사용 권한: 채용관리자, 매니저 [단, 매니저의 경우, 해당 지원자 상세 화면을 열람할 수 있는 조건 필요]

1. 메일 전송 에디터 구성

1. 메시지 템플릿을 불러오거나 작성 중인 내용을 템플릿으로 만들기

2. 참조/숨은 참조 수신자 선택, 제목 작성, 파일 첨부

   • 숨은 참조는 참조 옆 토글 버튼을 열면 나타납니다.

3. 제목 입력창

4. 파일 첨부

   • 최대 3개까지 첨부가 가능하며, 각 파일은 50MB 이하일 경우에만 첨부가 가능합니다.

   • 메일 내 첨부된 파일에 접근 가능한 기한은 7일 입니다.

5. 지원자에게 보낼 메일 내용 작성

   • 제목과 내용 작성 시에는 개인화 변수를 이용할 수 있습니다.

메일 전송 시 이미지를 첨부할 수 있습니다. 아래 주의 사항을 꼭 확인하신 후에 이미지를 첨부해 주세요.

1. 메뉴바 오른쪽에 위치하고 있는 이미지 첨부 버튼을 이용하여 첨부하시는 것을 추천합니다.

2. 이미지를 복사하여 메시지 작성 창에 붙여넣기할 경우에는 복사된 원본 이미지의 URL이 만료되면 이미지가 정상적으로 표시되지 않을 수 있습니다.

이렇게 활용해 보세요!

표나 서식이 포함된 정형화된 외부 메일 템플릿을 메일 작성란에 붙여넣어 활용해 보세요. 개인화 변수를 사용하여 편집해 두면, 외부에서 사용하시던 양식을 그대로 나인하이어에서 활용할 수 있습니다.

단, 외부에서 복사하여 붙여 넣는 텍스트나 양식에 기존 서식이 있는 경우, 에디터에서 편집할 때나 메일 전송 시 깨지는 현상이 발생할 수 있음에 유의해 주세요.

1. 일정 조율 추가(후보일 직접 선택, 자동 후보일 제안 중 택 1)

   • 일정 조율 기능 지원 요금제 → Free trial Growth Enterprise

2. 요청 자료 추가

   • 각 자료 항목 명을 입력하고, 필수 제출 여부를 설정합니다.

3. 알림톡 전송 여부 설정

4. 미리보기, 메일 전송, 예약 전송 설정

   • 예약된 메시지는 지원자 연락 탭에서 ... (더보기)버튼을 클릭하면, 예약 시간 변경 / 지금 보내기 / 메시지 삭제 등이 가능합니다.

2. 메일 전송 후 지원자 연락 탭(채용담당자 / 매니저 뷰)

1) 전송된 메일 정보

메일 전송 방식으로 메시지를 전달했을 때에는 메일이라는 항목으로 표시됩니다. (지원자가 메일로 답장을 했을 때도 마찬가지로 메일이라는 항목으로 표시됩니다.)

메일 옆 토글 버튼을 열면 메일 제목, 보낸 사람, 참조, 받는 사람, 날짜 등이 표시됩니다.

• 한 번 전송한 메일은 수정/삭제할 수 없습니다.

• 지원자가 메일을 확인했는지 여부를 알 수 있어요. 지원자에게 발신된 메일 왼쪽에는 "읽음/읽지 않음"이 표시됩니다.

2) 메일 전송 상태 확인

지원자에게 메일을 전송하면, 메일 전송 상태가 표시됩니다.

발송 실패, 반송, 차단 상태가 발생하는 주요 원인과 해결 방안을 안내합니다.

• 원인1 - 이메일 주소가 없거나 오기재되어 유효한 수신처가 없는 경우

  해결 방안 - 이메일 주소가 올바르게 입력되었는지 확인합니다.

• 원인2 - 지원자의 메일 스팸처리로 인해 유사한 메일이 스팸 처리되는 경우

  해결 방안 - 지원자에게 스팸 메일함으로 수신되었는지 확인하게 한 후, 스팸 해제 및 중요 메일로 처리를 요청합니다.

• 원인3 - 메일 서비스(구글, 네이버 등)의 정책에 의해 자동 차단 또는 스팸 처리되는 경우

  해결 방안 - SPF, DKIM, DMARC 설정을 확인하고 적용합니다. 자주, 혹은 다수의 지원자에게 메일 발송이 실패하거나 차단된다면 이 설정 적용을 시도해 보세요.

  SPF, DKIM, DMARC 설정에 대해서는 아래 "SPF, DKIM, DMARC 설정이란?" 부분을 참고해 주세요.

• 원인4 - 메일 서버에서 차단한 경우

  해결 방안 - 도메인 자체를 메일 클라이언트에서 차단한 경우입니다. 수신자의 IT 관리팀에 화이트리스트로 등록을 요청합니다. [지원자 개인의 메일 서버에서는 잘 발생하지 않으며, 주로 기업의 메일 서버에서 발생하므로 지원자 수신 시 이슈 발생의 원인일 가능성은 낮습니다.]

발송 지연이 발생하는 주요 원인과 해결 방안은 아래와 같습니다.

• 원인 - 수신자의 메일 서버에서 일시적으로 수신을 거부했거나 메일 서버가 과부하 상태인 경우 발생합니다.

  해결 방안1 - 일정 시간 후 자동 재전송되므로 기다려 봅니다.

  해결 방안2 - 동일한 이메일이 여러 번 지연된다면, 발송 속도를 조절하여 부담을 줄여 봅니다. (한 번에 전송하는 건수나 반복되는 속도를 늦추는 방식)

SPF, DKIM, DMARC 설정이란?

이메일을 보낼 때, 가짜 이메일(스팸, 사기 메일)이 아닌지 확인하는 방법이 있습니다. 우리가 흔히 아는 이메일 주소처럼 보이지만 실제로는 해커가 보낸 가짜 메일일 수도 있기 때문입니다. 이를 막기 위해 SPF, DKIM, DMARC라는 세 가지 중요한 보안 장치가 사용됩니다.

현재는 대부분의 메일 클라이언트의 수신 정책이 강화되어 사용자에게 이메일을 발송할 때 이메일 인증(SPF, DKIM, DMARC)이 이루어지지 않은 발신자 이메일 주소로 발송하는 경우 전송 속도가 느려지거나, 차단되거나, 스팸으로 표시되는 경우가 많습니다.

지원자는 이메일을 받아보기 위해 구글, 네이버, 다음 또는 기업 메일 등에서 제공하는 이메일 서비스를 사용합니다. 이메일 서비스를 운영하는 업체들은 본인의 고객들에게 안전한 이메일만 전달이 될 수 있도록 저마다의 방식으로 발신자의 신뢰도를 검증합니다. 여기서 이메일 서비스의 신뢰도 검증을 통과하지 못한 발신자가 보내는 이메일은 수신을 차단하거나 스팸으로 분류합니다.

나인하이어를 통해 이메일을 보내면 내가 가지고 있는 발송 서버가 아닌 나인하이어의 메일 서버에서 가지고 있는 서버로 발송이 이루어집니다. 따라서 내가 가지고 있는 서버가 아닌 다른 곳에서 내 발신자 주소를 사용해 이메일을 보내고 있다면 수신 서비스 쪽에서는 이 이메일을 의심스럽다고 판단할 수 있습니다.

이 경우 이메일 수신 서비스에서는 이 발신자가 보내는 이메일의 신뢰도를 의심하여 차단하거나 스팸으로 분류할 가능성이 높아집니다. 따라서 이메일 수신 서비스에 "나인하이어 서버에서 보낸 이메일도 내가 보낸 것이 맞다."는 것을 알려 이메일이 스팸 메일로 분류되는 확률을 기술적으로 낮출 수 있습니다. 이 행동을 "나인하이어 메일 서버의 SPF, DKIM, DMARC 레코드를 우리 도메인에 추가한다."고 표현합니다.

1. SPF (누가 이메일을 보낼 수 있는지 확인)

SPF는 "이 이메일을 보낼 수 있는 사람이 맞나요?"를 확인하는 역할을 합니다.

예를 들어, 회사에서 이메일을 보낼 수 있는 공식적인 우체국(메일 서버)이 있다고 합시다. SPF는 그 우체국의 주소를 등록해 놓고, 다른 이상한 곳에서 보낸 이메일은 가짜일 가능성이 높다고 판단하게 합니다.

2. DKIM (이메일이 중간에서 변조되지 않았는지 확인)

DKIM은 "이 이메일이 원래 보낸 사람이 보낸 그대로 도착했나요?"를 확인하는 방법입니다.

마치 편지를 보낼 때 봉인을 하는 것과 비슷합니다. 발신자가 이메일을 보낼 때 보이지 않는 특별한 서명을 붙여 보내고, 받는 사람은 그 서명을 확인해서 내용이 변경되지 않았는지 검사할 수 있습니다.

3. DMARC (이메일을 어떻게 처리할지 결정)

DMARC는 SPF와 DKIM을 모두 확인한 후, "이메일을 믿을 수 있으면 전달하고, 의심스러우면 차단할까?"를 결정하는 규칙입니다.

예를 들어, 어떤 사람이 내 이름을 도용해서 가짜 이메일을 보내려고 하면, DMARC는 "이메일이 신뢰할 수 없는 곳에서 왔으니 차단하자"라고 판단할 수 있습니다.

위 세 가지 대처 방안은 기업 내 메일 서버 관리 부서나 관리자를 통해 수행되어야 하며, 기업별 상세 안내 내용이 다를 수 있습니다. 만약, SPF, DKIM, DMARC 설정이 필요하시면, 채팅 상담 등을 통해 나인하이어 고객성공팀에 문의해 주세요.

3) 지원자가 회신한 메일 확인

지원자로부터 메일 회신을 받은 경우, 이 회신이 어떤 메일에 대한 회신인지 확인이 필요할 때가 있습니다.

그때는 모두 보기 버튼을 클릭하여 이전 내용을 확인해 보세요. 이 모두 보기 버튼은 지원자의 회신 내용이 매우 길어 내용을 생략하여 표시할 때도 나타납니다.

모두 보기 버튼을 클릭하여 숨겨졌던 내용이 나타나는 모습입니다. 이 내용은 숨기기 버튼을 클릭하면 다시 생략됩니다.

3. 메일 수신 화면(지원자 뷰)

메일, 카카오 알림톡 수신 화면(좌) / 메시지 보기 버튼을 통한 1:1 메시지 창 열람(우)

메일 전송 시, 지원자는 해당 내용을 메일로 받게 됩니다. 메시지 보기 클릭 후 1:1 메시지 창에서 해당 메일 내용을 비롯한 지금까지의 연락 히스토리를 확인할 수 있습니다.

지원자 연락 방법 설정에서 카카오 알림톡 사용을 꺼 두면 카카오 알림톡이 전송되지 않습니다. 메일만 전달됩니다.

같은 설정 페이지에서 메시지창 사용을 비활성화하면 메일에 메시지 보기 버튼이 제공되지 않으며, 지원자는 연락 히스토리를 모아서 확인할 수 없습니다.